De fiets van de zaak in de salarisadministratie

Een fiets van de zaak klinkt aantrekkelijk, maar roept vaak vragen op over de juiste verwerking in de salarisadministratie. In deze blog leggen we stap voor stap uit hoe je dit aanpakt, inclusief de fiscale gevolgen en de rol van een cafetariaregeling.

Stap 1: Leasecontract afsluiten

Stel, je sluit als werkgever een leasecontract af met een fietsleasebedrijf. Het maandelijkse leasebedrag bedraagt bijvoorbeeld € 60. Je stelt de fiets vervolgens ter beschikking aan een werknemer.

Stap 2: Bijtelling voor privégebruik

Omdat de werknemer de fiets ook privé mag gebruiken, geldt er een bijtelling. Dit betekent dat je 7% van de waarde van de fiets (inclusief btw) bij het loon van de werknemer moet optellen. Dit bedrag telt mee als belastbaar inkomen en wordt verwerkt in de salarisadministratie.

 Stap 3: Kosten verrekenen via brutoloon

Om extra kosten voor jou als werkgever te voorkomen, kun je met de werknemer afspreken dat het leasebedrag wordt ingehouden op zijn brutoloon. Dit heet een cafetariaregeling: de werknemer levert een deel van zijn salaris in, en in ruil daarvoor betaal jij de leasekosten van de fiets.

Stap 4: Voordeel voor de werknemer

Doordat het brutoloon daalt, betaalt de werknemer minder loonheffing. Hoewel het leasebedrag € 60 is, betaalt de werknemer netto minder, afhankelijk van zijn belastingtarief. Dit fiscale voordeel hoeft niet ten laste te komen van de vrije ruimte binnen de werkkostenregeling, omdat het privévoordeel al is verwerkt via de bijtelling.

Een fiets van de zaak kan fiscaal aantrekkelijk zijn voor zowel werkgever als werknemer. Door gebruik te maken van een cafetariaregeling en de juiste bijtelling toe te passen, verwerk je dit correct in de salarisadministratie zonder extra kosten.