Easy documenten aanleveren 

Een actuele administratie voorkomt verrassingen en zorgt dat je cijfers kloppen. Yuki bouwt jouw administratie op basis van de documenten en banktransacties die je aanlevert. Daarom is het belangrijk om dit regelmatig én op de juiste manier te doen.

• Facturen per e-mail doorsturen – Stuur zakelijke PDF-facturen direct door naar het unieke Yuki e-mailadres van jouw administratie.

• Bonnetjes scannen via de Yuki Assistent app – Maak direct na aankoop (of uiterlijk ‘s avonds) een scan van je bonnetjes met de Yuki Assistent app.

• Zakelijke post direct scannen – Correspondentie van de Belastingdienst of papieren facturen? Scan ze meteen en mail ze door naar je Yuki-postbus.

• Bankbestanden aanleveren – Kun je een bankrekening koppelen? Lever dan regelmatig (liefst elk kwartaal) de elektroniche bankbestanden aan.

Zakelijk of prive?

Twijfel je of een uitgave zakelijk is? Yuki gaat er vanuit dat alles wat je aanlevert zakelijk is. Mocht iets achteraf toch privé blijken, dan kan je boekhouder dit eenvoudig corrigeren.

Eerst documenten

Voor de beste verwerking lever je altijd eerst facturen en bonnetjes aan en daarna pas de banktransacties.

Heb je meerdere administraties binnen één Yuki-domein? Sorteer de documenten dan.

1. Per administratie
2. Per documenttype

Dit voorkomt fouten en versnelt de verwerking.

Let op!

Wanneer je facturen als PDF aanlevert, is het belangrijk dat elke factuur in een apart PDF‑bestand staat. Bestaat een factuur uit meerdere pagina’s, dan moet je deze in één keer scannen zodat alle pagina’s in hetzelfde document terechtkomen. Yuki kan PDF‑bestanden namelijk niet achteraf voor je opsplitsen.

Controleren van aantal bladzijde 

Na het uploaden toont Yuki hoeveel documenten zijn opgeslagen. Controleer altijd of dit overeenkomt met wat jij hebt aangeleverd.

Als je af en toe een bonnetje hebt, scan je deze eenvoudig per stuk via de Yuki Assistant app. Heb je regelmatig veel bonnetjes, dan is het handiger om ze te verzamelen en wekelijks of maandelijks één overzicht te maken van gelijksoortige uitgaven, zoals parkeerkosten, brandstof of lunches. In dat overzicht noteer je per bon de datum, het bedrag (en wanneer van toepassing, het btw‑bedrag). Yuki biedt hiervoor handige voorbeeldformulieren en ook een onkostendeclaratieformulier waarmee je meerdere privé voorgeschoten zakelijke uitgaven in één keer kunt indienen

Tip voor brandstofkosten

Rij je veel zakelijke kilometers? Een brandstofkaart bespaart tijd en is beter bewijs voor de Belastingdienst.

Herinneringen en aanmaningen

Normale herinneringen hoef je niet aan te leveren in Yuki. Alleen wanneer er daadwerkelijk boetes of rente op staan die betaald moeten worden, is het belangrijk om de herinnering wél door te sturen. Staat er op de herinnering een factuur vermeld die nog niet in je administratie voorkomt, vraag dan altijd de originele factuur op bij je leverancier. Die is namelijk nodig voor een correcte btw‑afhandeling.

Je kunt verkoopfacturen op twee manieren verwerken in Yuki. De eerste manier is door ze direct in Yuki te maken met Yuki Factuur. Daarmee kun je facturen opstellen, printen of per e‑mail versturen, waarna ze automatisch worden opgeslagen en geboekt. Deze functie is beschikbaar wanneer binnen het domein een Small, Medium, Large of Unlimited bundel is gekozen.

Tip! Gebruik je normaal briefpapier, maar lever je PDF’s aan? Dan kun je ze rechtstreeks in de ordner verkoop plaatsen.

Lever daarnaast altijd alle documenten aan die relevant kunnen zijn voor je administratie. Denk aan zaken zoals belastingaanslagen, ontvangen boetes, treinkaartjes of andere zakelijke uitgaven. Het is daarbij altijd beter om iets te veel aan te leveren dan iets te weinig; zo voorkom je dat er belangrijke informatie ontbreekt en blijft je administratie volledig en up‑to‑date.

Wanneer EasyMKB ook de salarisadministratie voor je verzorgt, is het belangrijk dat je de loonjournaalposten en eventuele salaristransacties aanlevert. Deze gegevens zijn nodig om je administratie compleet en correct te verwerken.